Wann sollte die Party stattfinden?
Zugegeben: Wenn es sich um eine Überraschungsparty zum Geburtstag handelt, bleibt nicht so wahnsinnig viel Spielraum bei der Planung. Das Wichtigste ist natürlich, man ahnt es, dass der oder die zu Überraschend zum geplanten Termin auch Zeit hat. Alles andere wäre blöd. Aber auch an die Gäste muss gedacht werden. Gerade zur Ferienzeit könnte es sonst passieren, dass viele Gäste, die man gerne da hätte, in Urlaub sind. Eine Überraschungsparty ohne die besten Freunde des, naja, Gastgebers, wäre sicherlich enttäuschend. Ebenso sollte die Party nicht zu früh angesetzt werden, schließlich muss es jedem Arbeitnehmer, auch den Workaholics, möglich sein, vor dem zu Überraschenden an der entsprechenden Location einzutrudeln.
Wie viel Geld muss man einplanen?
Das ist pauschal natürlich nicht zu beantworten. Nicht selten ist es aber so, dass man am Ende mehr zahlt als eigentlich geplant. Wie viel man ausgibt, hängt natürlich damit zusammen, ob man eine Location anmieten muss oder eine kostenlose Räumlichkeit findet, ob man sich für ein Catering entscheidet oder selbst für die Verpflegung sorgt etc. Letztendlich ist es nicht unüblich, dass alle Gäste etwas zu den Kosten beitragen, was man mit diesen aber natürlich im Vorfeld absprechen muss. Eventuell kann man dann gemeinsam entscheiden, ob sich die Gäste direkt an den Kosten beteiligen oder ob man beispielsweise die Verpflegung aufteilt, so dass jeder etwas mitbringt. Auch hier ist natürlich gute Planung wichtig, so dass man am Ende nicht in Tonnen von Kartoffelchips erstickt, aber keine Getränke zur Hand hat. Beim Anmieten teurerer Locations empfiehlt es sich aber, logischerweise, dass jeder eine kleine Finanzspritze gibt. Dabei sollte sich aber niemand zu etwas gezwungen fühlen – jeder sollte das beitragen, was er beitragen kann und was er beizutragen bereit ist.
Bietet sich ein Motto an?
Klar: Die Idee ist die Überraschung. Aber vielleicht möchte man die Party ja noch unter ein spezielles Motto stellen, zum Beispiel eines, dass mit dem Ehrengast irgendwie in Verbindung steht. Bei Jemanden, der eine Überraschungsparty bekommt, weil er zum Beispiel für ein Jahr nach Hawaii geht (der Glückliche!), läge ein Motto nahe. Ein Motto bedarf natürlich wieder entsprechender Planung und Kommunikation. Beispielsweise müssen sich die Gäste gegebenenfalls ein passendes Outfit besorgen. Und, wenn man es denn so beschließt, dass jeder etwas mitbringt, will man nicht unbedingt einen Kartoffelsalat zu einer Mexico-Party mitbringen. Ideen für lustige Mottos findet ihr in unserem Artikel: Die 15 coolsten Partymottos.
Wann wird dekoriert
Motto hin oder her: Deko wird gebraucht. Wann dekoriert wird, hängt von der Party Location ab. Im Hause des Ehrengastes findet die Dekoration erst am Tag der Party statt, wenn der Ehrengast das Haus das letzte Mal vor Start der Überraschungsparty verlässt. Dies kann bedeuten, dass Zeitdruck herrscht. Daher sollte die Dekoration nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Bei Locations außerhalb des eigenen Wohnumfeldes kann natürlich bereits frühzeitiger mit der Dekoration begonnen werden. Beim Planen der Überraschungsparty muss bei der Position der Dekoration darauf geachtet werden, dass sie nicht direkt vom Eingang aus zu sehen ist. Die Überraschung ist erst dann gelungen, wenn der Ehrengast nichts ahnend bereits die Lokalität betreten hat.
Wie lockt man den Ehrengast zur Location?
Hier hat man ganz klar einen Vorteil, wenn man die Wohnung des zu Überraschenden als Location auswählt. Früher oder später kommt er wohl nicht drum herum, dort aufzutauchen. Auf der anderen Seite lassen sich Überraschungspartys an anderen Locations besser planen, da man, wenn man den richtigen Vorwand erst gefunden hat, mit dem unwissenden Opfer ja vorab unauffällig eine Zeit ausmacht. Doch unter welchem Vorwand lockt man diesen zur passenden Location, ohne das dieser etwas ahnt? Vor allem dann, wenn es sich um eine Überraschungsparty zum Geburtstag handelt, wird schnell Verdacht geschöpft.
Es gilt darauf zu achten, dass der Ehrengast auch so zur Location erscheint, dass er oder sie sich wohlfühlt. Wenn man den zu Überraschenden zum Beispiel bittet, Jemanden irgendwo kurz abzuholen, so ist es denkbar, dass dieser sich nur mal eben eine Jogginghose dazu anzieht – kein Outfit, in dem man sich gerne von vielen Leuten überraschen lässt. Nehmt den einfachsten Weg: Bestimmt eine Person, die sich mit dem Ehrengast verabredet, zum Beispiel zu einem kleinen Umtrunk oder, wenn die Überraschungsparty bei einem Bekannten stattfindet, zu einem DVD-Abend in kleiner Runde. In diesem Fall plant der Ehrengast wahrscheinlich auch genügend Zeit ein und richtet sich so her, wie er oder sie sich auf einer Party auch wohlfühlen würde.
Noch leichter zu planen ist es, aufgrund der Vorteile beim Timing, wenn einer den zu Überraschenden zuhause abholt, unter dem Glauben, man fährt einfach nur gemeinsam einen Freund besuchen. Ein weiterer großer Vorteil dieser Variante: Der Ehrengast sollte nach der Party nicht selber wieder fahren müssen, damit er oder sie auch das ein oder andere alkoholische Getränk zu sich nehmen kann. So oder so sollte man es so planen, dass dieser nach Hause gefahren wird – optimalerweise muss er oder sie aber dann sein Auto nicht irgendwo stehen lassen. Ansonsten heißt es: Den Ehrengast am nächsten Tag abholen, um das Auto zu holen. Nicht vergessen!
